RODO przy wynajmie
Ten dokument opisuje, co dokładnie dzieje się z Twoimi danymi w momencie odbioru roweru — kiedy prosimy o dokument tożsamości. Wypełnia obowiązek informacyjny z art. 13 RODO i uzupełnia Politykę prywatności.
1. Kto przetwarza dane
Administratorem jest Black-Ebike Viktor Holovatiuk, ul. Zeusa 1, 01-497 Warszawa, NIP 5223353620. Kontakt: golovatiuk2302@gmail.com.
2. Dlaczego w ogóle prosimy o dokument
Wydajemy w ręce klienta sprzęt o wartości kilku tysięcy złotych, bez nadzoru i na kilka dni. Sprawdzenie tożsamości jest warunkiem zawarcia umowy najmu — pozwala ustalić, z kim ją zawieramy, i dochodzić roszczeń, jeżeli rower nie wróci albo wróci uszkodzony.
Nie robimy tego „na wszelki wypadek": zakres danych jest ograniczony do tego, co potrzebne do umowy.
3. Jakie dane zapisujemy
| Dane | Po co | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko | strona umowy najmu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Numer telefonu | kontakt w sprawie najmu, powiadomienia o zwrocie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Adres e-mail (jeśli podasz) | potwierdzenia i dokumenty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Rodzaj i numer dokumentu tożsamości | identyfikacja najemcy, zabezpieczenie mienia | art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO |
| Numer PESEL — jeżeli jest niezbędny do jednoznacznej identyfikacji | ustalenie tożsamości przy dochodzeniu roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Dane rowera i okres najmu | wykonanie umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
Czego nie robimy: nie kopiujemy dokumentu „na zapas", nie przechowujemy zdjęć dokumentu dłużej, niż wymaga tego zabezpieczenie konkretnego najmu, i nie wykorzystujemy tych danych do marketingu.
4. Jak te dane są chronione
- Dane z dokumentów przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, w wydzielonym miejscu systemu.
- Dostęp ma wyłącznie upoważniony pracownik obsługujący wydanie i zwrot roweru.
- Dane te nigdy nie trafiają do wiadomości wysyłanych przez komunikator ani SMS-em — w takich wiadomościach pojawia się tylko numer rezerwacji i odnośnik do systemu.
- Dane te nie są zapisywane w logach technicznych systemu.
5. Jak długo je trzymamy
- Przez czas trwania umowy najmu.
- Po zakończeniu najmu — do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy.
- Dokumenty księgowe zawierające dane — 5 lat od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi.
- Zdjęcie dokumentu, jeżeli było wykonane jako zabezpieczenie kaucji gotówkowej — usuwamy je niezwłocznie po zwrocie roweru i rozliczeniu kaucji.
Po upływie tych okresów dane są trwale usuwane.
6. Komu je udostępniamy
Nikomu poza podmiotami, które są nam niezbędne do prowadzenia działalności: dostawcy hostingu i infrastruktury informatycznej oraz biuru rachunkowemu — w obu przypadkach na podstawie umowy powierzenia przetwarzania. Dane mogą zostać udostępnione Policji lub innym uprawnionym organom, jeżeli zażądają tego na podstawie przepisów prawa — na przykład w sprawie kradzieży roweru.
7. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie oraz usunięcia danych po ustaniu celu przetwarzania. Pełny opis praw i sposób ich realizacji znajdziesz w Polityce prywatności.
Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Czy musisz podać te dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie zawrzemy umowy najmu i nie wydamy roweru — są one warunkiem zawarcia umowy w rozumieniu art. 13 ust. 2 lit. e RODO.